Hoe MyFileTracker persoonsgegevens verwerkt
MyFileTracker is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en de applicatie worden verwerkt. Voor vragen over privacy kun je ons bereiken via de contactpagina.
We verwerken accountgegevens (naam, e-mail, wachtwoordhash), bedrijfs- en factuurgegevens, klant- en bestelgegevens die jij invoert, gebruiksgegevens van de app, en betalingsgegevens via Stripe. We slaan geen volledige creditcardnummers op.
We verwerken gegevens om de dienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst), om te factureren en te ondersteunen, om de beveiliging te waarborgen (gerechtvaardigd belang) en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals boekhouding en Peppol.
We delen gegevens met verwerkers die de dienst mogelijk maken: hosting van de website en app (Vercel), database, opslag en login (Firebase/Google Cloud), e-mail (Resend), betalingen en abonnementen (Stripe) en elektronische facturatie via Peppol (Billit). Facturen gaan alleen via Peppol naar de ontvanger als jij dat start. We verkopen geen persoonsgegevens.
Berichten via ons contactformulier worden ook doorgegeven aan Thumbsupp, ons interne operationele hulpmiddel dat wordt beheerd door Hakuna Matata BV (BE0793457228), de onderneming achter MyFileTracker, voor interne afhandeling en het opsporen van bugs. Het bericht wordt automatisch ingedeeld op basis van eenvoudige regels (bijvoorbeeld vraag, bugmelding, functieverzoek, commercieel of spam). Thumbsupp bewaart alleen minimale metadata: de categorie, de lengte van het bericht, welk formulier werd gebruikt, een grof e-mailtype (bijvoorbeeld gratis provider of zakelijk adres, nooit het adres zelf), of er een telefoonnummer werd ingevuld, eventuele spamsignalen en een tijdstip. Je naam, e-mailadres en de tekst van je bericht worden daar niet bewaard, met één uitzondering: wordt je bericht herkend als bugmelding of functieverzoek, dan bewaren we een kopie zonder e-mailadressen, telefoonnummers en links (maximaal 1.000 tekens) als interne taak om het probleem op te lossen. Tegen misbruik gebruiken we een gepseudonimiseerde sleutel afgeleid van je IP-adres, die maximaal één uur wordt bewaard; je IP-adres zelf wordt nooit doorgegeven. Niets hiervan wordt openbaar gemaakt en Thumbsupp verstuurt geen automatische antwoorden. Thumbsupp draait op Cloudflare en Google Cloud (Firebase). Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om je aanvraag te behandelen en misbruik te voorkomen.
Account- en transactiegegevens bewaren we zolang je account actief is en daarna zolang wettelijke bewaarplichten (onder meer fiscale regels) dat vereisen. Je kunt om verwijdering vragen; sommige gegevens moeten we wettelijk langer bewaren.
Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar, voor zover de GDPR dat toelaat. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) of een andere bevoegde toezichthouder.
We gebruiken alleen noodzakelijke cookies voor sessie, taalkeuze en beveiliging; geen analytics- of trackingcookies. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (encryptie, toegangsbeheer, backups). Geen enkele online dienst is 100% risicoloos.
We kunnen dit privacybeleid bijwerken. De geldende versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je waar dat redelijk is.