Vergelijking
Excel vervangen voor facturen en voorraad
· 6 min
Bijna elke Herbalife-distributeur begint met een spreadsheet. Excel of Google Sheets is bekend, kost weinig en je kunt er meteen mee aan de slag: een tabblad voor klanten, een voor voorraad, een voor facturen. Zolang je een handvol klanten hebt, werkt dat prima. Het probleem is niet de spreadsheet zelf, en ook niet de formules. Het probleem is dat voorraad, factuur en klant drie aparte bestanden worden die jij met de hand gelijk moet houden.
In dit artikel lees je wanneer een spreadsheet begint te knellen, welke fouten er typisch insluipen bij voorraad en facturen, en wat er verandert wanneer klant, bestelling, voorraad en factuur aan elkaar gekoppeld zijn. Daarna zie je hoe je overstapt zonder je gegevens kwijt te raken. Het gaat om overzicht in de administratie die je vandaag al doet, niet om beloftes over omzet of groei.
Wanneer schiet een spreadsheet tekort?
Een spreadsheet is een leeg raster. Dat is de kracht ervan, maar ook de zwakte. Er is niets dat weet dat een bestelling bij een klant hoort, dat diezelfde bestelling producten uit je voorraad haalt en dat er een factuur uit moet komen. Al die verbanden zitten in jouw hoofd, niet in het bestand.
Het knelpunt komt meestal op drie momenten. Wanneer je klantenlijst groeit en je niet meer uit je hoofd weet wie wat besteld heeft. Wanneer je op je telefoon snel iets wilt nakijken tussen twee afspraken, terwijl een groot rekenblad op een klein scherm lastig blijft. En wanneer je moet uitzoeken waarom je voorraad niet klopt met wat je denkt verkocht te hebben.
Vaak groeit er ook een tweede en derde bestand naast het eerste: een kopie voor de boekhouder, een versie op je laptop en een op je telefoon. Dan weet je niet meer welke versie de juiste is. Wie daarnaast nog WhatsApp en losse notities gebruikt voor afspraken en doelen, zoekt bij elke vraag op meerdere plaatsen.
Welke fouten sluipen erin bij voorraad en facturen?
De meeste fouten in een spreadsheet zijn geen rekenfouten, maar vergeten stappen. Omdat elke stap handwerk is, is elke stap een kans om iets over te slaan. Dit zijn de klassiekers:
- Een bestelling wordt genoteerd, maar de voorraad wordt niet bijgewerkt, zodat je denkt dat je nog producten hebt die al weg zijn.
- Een factuur wordt gemaakt in een ander programma en de bedragen worden overgetypt, met een tikfout of een vergeten korting als gevolg.
- Een formule wordt per ongeluk overschreven of niet doorgetrokken naar een nieuwe rij, en niemand merkt het.
- Je weet niet meer welke facturen betaald zijn, omdat de betaalstatus in een aparte kolom of een ander bestand staat.
- Een back-up ontbreekt, of staat alleen lokaal op een laptop die stuk kan gaan.
Wat verandert er als klant, voorraad en factuur gekoppeld zijn?
In MyFileTracker hangen die stappen aan elkaar. Je maakt een bestelling aan op de klantenfiche, met producten, aantallen en eventuele kortingen. De voorraad wordt bijgewerkt en uit diezelfde bestelling genereert MyFileTracker een professionele factuur. Je typt niets over en kopieert niets tussen tabbladen. Dat is administratie, geen groeihack.
Daarna volg je per klant op welke facturen nog openstaan. De factuur kun je rechtstreeks vanuit het platform e-mailen, en voor B2B in België en de EU is Peppol beschikbaar zodra je bedrijfsgegevens in Instellingen staan. Hoe dat precies werkt, lees je in Peppol-facturen vanuit de bestelling.
Ook metingen zoals gewicht, BMI en omtrek staan op dezelfde klantenfiche, met de voortgang die MyFileTracker daaruit berekent. Zo heb je bij elk gesprek één overzicht in plaats van drie bestanden. Meer daarover vind je in klantenbeheer voor Herbalife-distributeurs.
Op de telefoon zie je kaarten, op de computer een tabel. MyFileTracker werkt in de browser en is volledig responsive, dus je registreert ook onderweg een bestelling of meting. Je gegevens worden versleuteld opgeslagen, met dagelijkse back-ups en GDPR-conforme hosting.
Is een spreadsheet dan nooit een goede keuze?
Toch wel. Een spreadsheet blijft handig voor eenmalige berekeningen, een snelle lijst of een analyse die je zelf wilt opbouwen. Heb je maar een paar klanten en verkoop je zelden, dan kan een eenvoudig bestand volstaan. Het punt is niet dat Excel slecht is, maar dat het niet ontworpen is om klant, voorraad en factuur samen consequent te houden.
De vraag die je jezelf kunt stellen: hoeveel tijd besteed je per week aan overtypen, nakijken en zoeken in verschillende bestanden? En hoe zeker ben je dat je voorraad en je openstaande facturen vandaag kloppen? Als het antwoord je niet geruststelt, is het tijd om naar een gekoppeld systeem te kijken. Een overzicht naast elkaar vind je op de pagina MyFileTracker vs spreadsheets.
Hoe stap je over zonder je gegevens kwijt te raken?
Je hoeft niet van nul te beginnen. Je kunt klanten importeren via CSV of ze handmatig invoeren; de meeste distributeurs zijn met naam, contactgegevens en doelen binnen een halfuur klaar. Wil je later ooit overstappen, dan exporteer je je gegevens weer naar CSV: je data blijft van jou, zonder lock-in.
Je start altijd met 30 dagen gratis en volledige toegang. Een creditcard is nodig om te starten, maar tijdens de proefperiode wordt niets afgeschreven; daarna verlengt je abonnement automatisch en kun je altijd opzeggen. Je kiest zelf tussen maandelijks of jaarlijks, met 2 maanden gratis bij een jaarabonnement. De actuele bedragen staan op de prijzenpagina.
Begin met je bedrijfsgegevens en logo in Instellingen, voeg een eerste klant toe en registreer een bestelling. Zo zie je meteen hoe klant, voorraad en factuur samenkomen. Een volledig overzicht staat op hoe het werkt, en alles wat specifiek is voor distributeurs vind je op de pagina voor Herbalife-distributeurs.
Veelgestelde vragen over Excel vervangen
Kan ik mijn klanten uit Excel importeren?
Ja. Je kunt klanten importeren via CSV of ze handmatig invoeren. De meeste distributeurs zijn binnen een halfuur klaar.
Wordt mijn voorraad automatisch bijgewerkt?
Ja. Wanneer je een bestelling registreert, werkt MyFileTracker de voorraad bij. Uit diezelfde bestelling maak je de factuur, zonder overtypen.
Kan ik mijn gegevens later weer exporteren?
Ja. Je exporteert je gegevens naar CSV wanneer je wilt. Je data is van jou, zonder lock-in.
Is MyFileTracker een officiële Herbalife-app?
Nee. MyFileTracker is een onafhankelijke tool voor distributeurs. Het is geen officieel Herbalife-product en is niet verbonden aan of goedgekeurd door Herbalife.
MyFileTracker is een onafhankelijke tool voor distributeurs. Het is geen officieel Herbalife-product en is niet verbonden aan of goedgekeurd door Herbalife. Herbalife is een merk van de rechthebbende eigenaar.