Klantenbeheer voor Herbalife-distributeurs

De meeste distributeurs beginnen met wat er al is: een Excel-bestand met namen, een notitie-app voor doelen en WhatsApp voor afspraken. Dat werkt zolang je een handvol klanten hebt. Het knelpunt komt wanneer je bij één persoon een weging, een bestelling en een factuur moet terugvinden. Dan zoek je op drie plaatsen, en elke plaats heeft een andere versie van de waarheid.

Een spreadsheet weet niet dat een bestelling ook voorraad gebruikt. Een chatgesprek weet niet welke factuur nog openstaat. En een notitie onthoudt niet wanneer je iemand voor het laatst gemeten hebt. Je wordt zelf de koppeling tussen al die bestanden, en dat kost tijd die je liever aan je klanten besteedt.

Er speelt ook privacy mee. Gegevens zoals gewicht of omtrek horen niet verspreid over telefoons, mails en gedeelde bestanden. Hoe minder plaatsen, hoe beter je weet waar die gegevens staan. Meer over het vervangen van losse bestanden lees je in Excel vervangen voor facturen en voorraad.

Een goede klantenfiche bundelt alles wat je nodig hebt om een klant op te volgen. In MyFileTracker hangen deze gegevens aan dezelfde persoon:

Opvolging begint bij een vaste routine. Registreer bij elk contactmoment de meting op de klantenfiche, in plaats van op een los blad. MyFileTracker berekent de voortgang en toont die overzichtelijk, zodat je bij het volgende gesprek meteen ziet waar je klant staat. Hoe je dat stap voor stap aanpakt, lees je in voeding en metingen opvolgen.

Bestellingen volg je op dezelfde fiche. Je maakt de bestelling aan, de voorraad wordt bijgewerkt en de factuur komt uit diezelfde bestelling. Zo zie je per klant wat er gekocht is en wat nog betaald moet worden, zonder te kopiëren tussen bestanden. Hoe facturen en Peppol daarin passen, staat in Peppol-facturen vanuit de bestelling.

Wil je je klant zelf laten meekijken? Via het klantenportaal kunnen klanten hun voortgang, metingen en facturen bekijken. Dat scheelt berichten heen en weer, en je klant ziet dezelfde cijfers als jij.

Je hoeft niet van nul te beginnen. De meeste distributeurs voeren naam, contactgegevens en doelen in een halfuur in, en je kunt ook importeren via CSV. Wil je later ooit overstappen, dan exporteer je je gegevens naar CSV: je data blijft van jou.

MyFileTracker werkt in de browser, ook op je telefoon. Je hebt dus geen aparte computer nodig om tussen twee afspraken een meting of bestelling te registreren. Je gegevens worden versleuteld opgeslagen, met dagelijkse back-ups en GDPR-conforme hosting.

Je start altijd met 30 dagen gratis en volledige toegang. Een creditcard is nodig om te starten, maar tijdens de proefperiode wordt niets afgeschreven; daarna verlengt je abonnement automatisch en kun je altijd opzeggen. Je kiest zelf tussen maandelijks of jaarlijks, met 2 maanden gratis bij een jaarabonnement. De actuele bedragen vind je op de prijzenpagina.

Begin met je bedrijfsgegevens en logo in Instellingen, voeg daarna een eerste klant toe en registreer een bestelling. Zo zie je meteen hoe klant, voorraad en factuur samenkomen. Een volledig overzicht van de werking staat op hoe het werkt, en alles wat specifiek is voor distributeurs vind je op de pagina voor Herbalife-distributeurs.